Cómo se toman acuerdos en un condominio: Guía legal para administradores

En Chile, los acuerdos en un condominio se toman mediante votación en asambleas ordinarias o extraordinarias, o a través de consultas por escrito, respetando estrictamente los quórums de la Ley 21.442. Para que sean válidos, deben registrarse en un acta firmada por el Comité de Administración y comunicarse formalmente a todos los copropietarios.

¿Cuáles son las vías legales para tomar acuerdos en tu comunidad?

Para que una decisión sea válida y obligatoria para todos los residentes, debe seguir los canales que establece la Ley de Copropiedad Inmobiliaria N° 21.442 en Chile. No basta con una conversación informal en el pasillo o un grupo de mensajería; la ley exige formalidad para proteger los derechos de cada copropietario. Como administrador, tu rol es guiar al Comité de Administración y a los copropietarios para que utilicen los mecanismos correctos.

La legislación chilena contempla tres vías principales para la toma de decisiones colectivas, cada una diseñada para diferentes tipos de situaciones y necesidades operativas:

• Asambleas Ordinarias: Se deben realizar al menos una vez al año. Su propósito principal es la rendición de cuentas por parte de la administración, la elección o ratificación del Comité de Administración, y la definición del presupuesto estimativo de gastos comunes para el periodo entrante.
• Asambleas Extraordinarias: Se convocan cada vez que las necesidades del condominio lo requieran. Se dividen en asambleas de mayoría absoluta y de mayoría reforzada, dependiendo de la complejidad de los temas, tales como modificaciones al reglamento de copropiedad, obras de reconstrucción o delegación de facultades al comité.
• Consultas por escrito: Es una alternativa legal muy útil que permite tomar acuerdos sin necesidad de una reunión física o virtual. Es ideal para agilizar la gestión diaria, siempre que se cumpla con el envío formal de la propuesta a todos los copropietarios y se alcancen las mayorías necesarias dentro de los plazos establecidos.

¿Cómo funcionan los quórums y las votaciones según la Ley 21.442?

No todas las decisiones tienen el mismo impacto en el patrimonio y la convivencia del condominio. Por eso, la legislación chilena distingue entre diferentes tipos de mayorías y exige que los votos se calculen en base al coeficiente de copropiedad de cada unidad, garantizando una representación justa y proporcional.

Para calcular correctamente el respaldo de una decisión y evitar futuras impugnaciones legales, debes dominar los siguientes conceptos clave:

• El coeficiente de copropiedad: El voto de cada propietario no se calcula de forma individual o por "cabeza". Se pondera según el porcentaje de derechos que su departamento, casa, bodega o estacionamiento representa sobre los bienes comunes del condominio, el cual suele estar definido en la escritura de compraventa y el reglamento de copropiedad.
• Quórum de constitución: Es el porcentaje mínimo de derechos de copropiedad que debe estar presente de forma presencial o virtual para que la asamblea pueda sesionar válidamente en primera o segunda citación.
• Mayoría absoluta: Para la mayoría de los acuerdos en asambleas ordinarias, se requiere el voto favorable de la mayoría absoluta (más del 50%) de los derechos de copropiedad representados en la sesión.
• Mayoría reforzada: Decisiones de alto impacto, como la remoción del comité, la modificación del reglamento de copropiedad o la alteración de bienes comunes, requieren quórums más altos. Estos pueden exigir el voto favorable del 66% o incluso del 75% de los derechos totales del condominio, no solo de los presentes.

¿Cómo debes formalizar y comunicar las decisiones adoptadas?

Un acuerdo que no queda registrado correctamente es como si no existiera ante la ley. Como administrador, debes asegurar la transparencia y la legalidad del proceso redactando el acta correspondiente y notificando a toda la comunidad de manera oportuna para evitar malentendidos o disputas.

Para formalizar correctamente cada acuerdo adoptado en tu comunidad, debes seguir rigurosamente estos pasos:

• Redacción detallada del acta: Toda asamblea o consulta por escrito debe quedar registrada en el libro de actas foliado del condominio. El acta debe detallar con precisión la fecha, los asistentes, los coeficientes de copropiedad representados, las materias tratadas, los votos emitidos a favor, en contra o abstenciones, y los acuerdos finalmente alcanzados.
• Firmas obligatorias: El acta debe ser firmada por el presidente del Comité de Administración y por los miembros que el reglamento o la propia asamblea determinen. Esto certifica la veracidad de lo ocurrido y valida legalmente el documento.
• Comunicación oportuna: Es tu deber legal como administrador informar a todos los copropietarios sobre los acuerdos tomados, idealmente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la asamblea. Esto garantiza que incluso quienes no asistieron estén al tanto de sus nuevas obligaciones y derechos.
• Protocolización notarial: Recuerda que ciertos acuerdos de asambleas extraordinarias de mayoría reforzada deben ser reducidos a escritura pública o protocolizados ante notario para que tengan plena validez legal frente a terceros y puedan ser inscritos en el Conservador de Bienes Raíces.

Para facilitar este proceso de comunicación y mantener informada a toda la comunidad de manera transparente, puedes redactar y publicar el acta directamente en la sección de avisos de la plataforma de administración.